Privatlivspolitik af 25. maj 2018

Thy Gospels dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af
en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Thy Gospel er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Kontaktperson:
Dataansvarlig: Susanne Vigsø Møller
Adresse: Birkevej 29, 7700 Thisted
CVR: 32 70 27 08
Telefonnr.: 26 36 70 53
Mail: thygospel@hotmail.dk
Website: www.thygospel.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

1)   Medlemsoplysninger:
–      Almindelige personoplysninger:
         o   Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse.
         o   I forbindelse med refusion af udlagte beløb eller udbetaling af kørselsgodtgørelse har vi tillige oplysning omkring bankkontonummer.

2)   Oplysninger om dirigent og bestyrelsesmedlemmer:
–     Almindelige personoplysninger:
        o   Kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
        o   Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

–      Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
         o   CPR-nummer

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig.
I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
–       Sociale medier

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger med følgende formål:

1)   Formål med behandling af medlemsoplysninger:
–      Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
–      Udbetaling af evt. refusion
–      Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning

2)   Formål med behandling af oplysninger på dirigent og bestyrelse:
–      Håndtering af dirigent og bestyrelsesmedlemmers hverv og pligter i foreningen
–      Opfyldelse af lovkrav
–      Udbetaling af honorar, refusioner og lignende

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
–      Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
–      Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
–      Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
–      Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
–      Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
–      Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for eventuelle unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
–      Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til andre formål, end de der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet bestyrelsesmedlem eller som lønnet dirigent:

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
–      Af praktiske og administrative hensyn kan vi opbevare dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Bestyrelsesmedlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
–      Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnet dirigent:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
–      Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
–      Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
–      Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
–      Retten til indsigt i egne personoplysninger
–      Retten til berigtigelse
–      Retten til sletning
–      Retten til begrænsning af behandling
–      Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
–      Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.